وصف البرنامج

من الوظائف الهامة في المنظمة وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكتب، حيث تقوم هذه الوظيفة على إدارة مهام المكتب، وكذلك القيام بأعمال السكرتارية وإدارة وحفظ الملفات وتنظيم المواعيد، وانهاء مهام السكرتارية والخدمات المكتبية اللازمة للمدراء والمسؤولين، كما أنها تساعد في عمل تصفية للمهام والأعمال قبل وصولها إلى مستويات الإدارية أعلى، بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة، وكذلك تعتبر هذه الوظيفة مسؤولة عن تفاصيل الأعمال بعض الأعمال الإدارية داخل نطاق عملها.

خطة البرنامج

• بروتوكولات العمل

• تعريف البروتوكول

• السكرتارية : المفهوم، النشأة ، الأهمية.

• صفات السكرتير الناجح

• أنواع السكرتارية، أقسامها

• أين يقع السكرتير في الخريطة التنظيمية

• الاتصال الفعال: عناصره، أشكاله ، مهارته.

• مقومات الاتصال الناجح

• مسؤوليات السكرتير

• مهارات السكرتير الناجح

• مفهوم الذات ، وإدارة الذات

• مهارات السكرتير وإدارة الذات

• مهارة تعامل السكرتير مع ضغوط العمل

• المهارات السكرتارية لحل المشكلات

• مهارة إدارة الوقت

• نماذج لمساعدة السكرتير لإدارة الوقت

• مقابلات زوار المدير

• أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم

• نماذج وعينات

• مهارة التعامل مع الشخصيات

• أنواع الشخصيات:

• تعريف البريد

• البريد الوارد، والبريد الصادر

• خطوات استلام البريد (الوارد)، وخطوات ارسال البريد (الصادر)

• معالجة الاتصالات الهاتفية

• قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي

• أنواع الاتصالات الهاتفية

• الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة

• إدارة الاجتماعات

• الاجتماع غير الرسمي، ودورُ السكرتير في الاجتماع غير الرسمي

• الاجتماع الرسمي، ودور السكرتير قبل الاجتماع الرسمي، وأثناء الاجتماعي الرسمي، وبعد الاجتماعي الرسمي

• المراسلات الإدارية

• طريقة كتابة الخطاب الرسمي

• الحفظ والفهرسة والأرشفة

• ماهي مبادئ الحفظ والفهرسة

• مصادر المحفوظات

• التنظيم الفني للمحفوظات

• التصنيف

• أنواع المستندات وكيفية حفظها

• الأرشفة الإلكترونية

• استخدام الأرشفة الإلكترونية

• إدارة الأعمال المكتبية

• ترتيب سفريات المدير

المتطلبات

• حضور 80% من ساعات البرنامج

• المشاركة

أهداف البرنامج

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يذكر مفهومًا واحدًا للسكرتارية.

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يذكر ثلاث وظائف رئيسية للسكرتير التنفيذي.

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يذكر أربع صفات للسكرتير الناجح

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يتقن أربعة أعمال لإدارة المكتب.

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يتذكر خمس أخلاق حسنة مهمة لشاغل وظيفة السكرتير.

• يتوقع من المتدرب في نهاية الدورة التدريبية أن يتذكر خطوتين لاستقبال وإرسال البريد.